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DOCUMENTO MASTER", "COPIA CONTROLLATA", "Copia non controllata"
#1
Buongiorno a tutti "chiedo numi" per focalizzare un aspetto legato alla gestione dei documenti.
Personalmente, sui documenti di "alto rango" (Manuali, Procedure Gestionali e Tecniche") io predispongo sul frontespizio della prima pagina una griglia (con la possibilità di un segno di spunta) in cui viene indicato se il documento in oggetto è:
-- un "documento master" (di solito l'originale conservato nell'Ufficio Qualità);
-- una "Copia controllata" (con la specifica del numero di copia controllata ed il nominativo del destinatario);
-- oppure una "copia non controllata".
Il dubbio è con la documentazione "di rango inferiore".
Per quello che ho visto "in giro" su questa tipologia di documento (di carattere "operativo" che serve agli addetti ai lavori per svolgere le loro mansioni), NON compare nessuna "griglia" che specifica se si tratti di un "documento master", di una "copia controllata" o meno.
In un primo momento avevo pensato di regolarmi ache io in questo modo. TUTTAVIA mi sorge il dubbio che, operando in questo modo, il controllo della documentazione possa essere meno efficace.
Tento di spiegarmi meglio con un esempio: CONSIDERIAMO IL CASO IN CUI DECIDIAMO DI DISTINGUERE ANCHE I DOCUMENTI "DI RANGO INFERIORE" in: doc Master; "copia controllata" o non. VEDIAMO IL DETTAGLIO:
-- Supponiamo che sia un operatore stesso a redigere un nuovo "modulo operativo";
-- lo sottopone subito dopo all'approvazione del Responsabile di Funzione (che potrebbe essere per un laboratorio il Responsabile di Laboratorio);
-- e questi, una volta che lo ha verificato (dal punto di vista dei contenuti tecnici) ed approvato, lo trasmette al Responsabile di Gestione della Qualità (che ha il compito di tenere la documentazione sotto controllo.

TALE DOCUMENTO, secondo me, potrebbe essere considerato, a tutti gli effetti: un "documento master" (che potrebbe essere conservato, insieme agli altri "documenti master" nell'ufficio qualità). Se poi lo stesso operatore volesse avere con se una copia di tale documento (cosa possibile, anzi "certa" visto che lo ha redatto lui stesso per esigenze operative) ne dovrebbe fare richiesta ad RGQ, che gliene consegnerebbe una "copia controllata". (Naturalmente, per snellire il tutto, potrebbe essere evitato lo step della richiesta da parte dell'operatore. Ovvero: RGQ riceve il "documento master" e ne trasmette "in automatico" una "copia controllata" all'operatore).
Visto che però i documenti "di rango inferiore" che ho visto in circolazione NON fanno tale distinzione c'è qualcosa che mi sfugge? Forse il sistema è troppo farragginoso? Perchè in questo caso anche gli ELENCHI dei documenti di origine interna (generalmente moduli) dovrebbero essere distinti in: "Master"; "Copia controllata" , ecc.
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#2
Buon giorno
non sono un grande esperto di gestione documentale ma posso raccontarti come gestisco questo aspetto.
La divisione di documenti master /copia controllata / non cotrllata è presente solo per quei documenti di tipo più generale e che comunque vengono girati in copia anche ad enti esterni per accreditamento / certificazione / sorveglianza;
i documenti interni, come quelli dell'esempio fatto, sono gestiti con un numero di documento e la revisione con la relativa data;
viene diffuso in modo capillare nell struttura l'elenco aggiornato dei documenti con la revisione valida;
nel corso degli audit interni si verifica che le varie funzioni, e a cascata il personale "sottoposto" sia sempre (e sempre stato aggiornato) con l'utilizzo della documentazione;
solo in caso di ripeturte non conformità si deve intervenire in modo diverso
Fammi sapere che ne pensi
saluti
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#3
Grazie. Effettivamente il numero dei moduli possono essere anche molto numerosi. Stavo cercando anch'io un modo per rendere più veloce la gestione di questo tipo di documentazione, credo che quella adottata da te sia un'ottima soluzione.
Del resto, la norma di riferimento (UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005) dice che tutti i documenti devono essere identificati e deve comparire il nominativo delle persone responsabili dell'emissione del documento ed i riferimenti che ne consentano l'identificazione.
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#4
Grazie a te per la risposta positiva.
Credo che le cosa vadano fatte bene senza complicarsi la vita dove se ne possa fare a meno
buon fine settimana
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