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Come redigere una procedura gestionale
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Come redigere una procedura gestionale
Con il termine procedura si identifica un documento con il quale si vuole fornire spiegazione di dettaglio per quanto riguarda la metodologia e l’organizzazione per chiarire come, all'interno delle diverse funzioni, gli incaricati debbano operare, attenendosi a ben precisate indicazioni, e partecipare in modo ripetibile allo svolgimento di tutte le attività inerenti un particolare processo.
Una procedura va sempre sviluppata secondo uno schema articolato in punti (paragrafi), che devono comprendere almeno i seguenti punti:
SCOPO
Riportare ciò che ci si propone di ottenere con la procedura in questione;
CAMPO DI APPLICAZIONE
Riportare gli enti e/o le aree cui si vuole estendere l'applicazione della procedura in questione. Inoltre a che cosa, a chi, dove, quando applicarla;
RESPONSABILITÀ
Vanno riportati enti e/o incaricati che sono coinvolti attivamente nell'applicazione delle prescrizioni dettagliate nella procedura, con i loro obiettivi rispetto alla stessa;
RIFERIMENTI E DOCUMENTI
Vanno elencate le norme, le specifiche o la documentazione a cui fare riferimento per comprendere le regole applicative della procedura
MODALITA’ OPERATIVE
Va descritta la corretta sequenza delle attività e i loro protagonisti nonché responsabili a svolgere le azioni descritte per conseguire lo scopo che la procedura si pone. In particolare, ove possibile, si ritiene molto utile allegare alla descrizione uno schema grafico del tipo flow-chart, per evidenziare con maggior enfasi chi fa cosa in che modo quando ed i documenti che deve produrre per evidenziare le proprie azioni.
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