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Automazione dei processi gestionali della ISO/IEC 17025
#1
Come gestite i processi gestionali di laboratorio in automatico???

Consigli metodologie e pratiche per snellire procedure moduli di registrazione scadeziari di taratura ecc...

A voi la parola...
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#2
Ora vi espongo il mio punto di vista. Per l’automazione dei processi gestionali è utile avere a disposizione un buon database (non indispensabile) che possa agevolare chi si occupa della parte gestionale del laboratorio (solitamente il responsabile del laboratorio e della qualità), per poter rintracciare la documentazione in modo rapido e intuitivo. I primi punti che di “getto” mi vengono in mente sono:

1-Gestione dei documenti: avere a disposizione uno strumento che permetta un rapido e preciso tracciamento della documentazione gestionale e tecnica, compresi i moduli di registrazione della qualità. Che gestisca in automatico le scadenze (anche quelle delle revisioni delle procedure) e le attività da svolgere durante le attività lavorative (per la parte gestionale ma anche tecnica).

2-Gestione moduli di registrazione qualità: avere a disposizione dei moduli dove poter registrare quello che accade durante le attività del laboratorio in modo rapido e veloce. Utilizzare excel e sfruttare la possibilità di avere più cartelle di lavoro in un solo file è un ottimo metodo per registrare gli avvenimenti salienti della vita del laboratorio.

3-Gestione dei rapporti con il cliente: avere a disposizione tutti gli strumenti (moduli di registrazione) per mantenere efficientemente i rapporti con il cliente (richieste, contatti telefonici o email ecc…).

4-Gestione delle offerte e contratti: avere a disposizione uno strumento che possa servire per redigere rapidamente le offerte e avere a disposizione, in caso di tarature coperte da accreditamento, la possibilità di sottoporre al responsabile del laboratorio lo strumento di verifica indispensabile all’emissione dell’offerta in modo corretto. Avere disposizione uno strumento che garantisca trasparenza ma anche velocità durante la fase di verifica ed eventuale revisione del contratto.

5-Gestione della movimentazione della strumentazioni dei clienti: avere a disposizione uno strumento per garantire la rapida movimentazione degli strumenti in lavorazione all’interno dell’azienda garantendone l’anonimato e la rapida rintracciabilità sino alla riconsegna al cliente.

6-Gestione delle apparecchiature del laboratorio: avere a disposizione uno strumento che identifichi la strumentazione di laboratorio, mostrandone lo stato di efficienza di funzionamento, lo stato di taratura e manutenzione, che possa agevolare durante le fasi precedenti alle scadenze periodiche, es. verifiche intermedie e scadenze di taratura o manutenzione, in automatico tramite avvisi di scadenza.

7-Gestione del sistema informativo del laboratorio: avere a disposizione supporti informatici affidabili e validati inseriti in una struttura stabile e consolidata nel tempo. Avere a disposizione software funzionale e validato per lo scopo a cui è dedicato. Ad esempio fogli di excel che siano validati precedentemente alle fasi di utilizzo così da garantire la bontà dei dati in esso contenuti. Avere la possibilità che questi fogli siano validati in automatico così da minimizzare le tempistiche durante le attività di taratura.


Nei precedenti punti per strumento intendo un database o un foglio (o più fogli) di excel con o senza macro o documenti word che agevolino durante le fasi lavorative quotidiane.
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#3
Hai già detto tutto!!!!!!
Dennis

Ricordate..... Le prove vanno fatte bene!!!! Tongue

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#4
Hum... Non so ci penso ancora in po' su!
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#5
(07-05-2014, 13:47)enrico.reccagni Ha scritto:  Ora vi espongo il mio punto di vista. Per l’automazione dei processi gestionali è utile avere a disposizione un buon database (non indispensabile) che possa agevolare chi si occupa della parte gestionale del laboratorio (solitamente il responsabile del laboratorio e della qualità), per poter rintracciare la documentazione in modo rapido e intuitivo. I primi punti che di “getto” mi vengono in mente sono:

1-Gestione dei documenti: avere a disposizione uno strumento che permetta un rapido e preciso tracciamento della documentazione gestionale e tecnica, compresi i moduli di registrazione della qualità. Che gestisca in automatico le scadenze (anche quelle delle revisioni delle procedure) e le attività da svolgere durante le attività lavorative (per la parte gestionale ma anche tecnica).

2-Gestione moduli di registrazione qualità: avere a disposizione dei moduli dove poter registrare quello che accade durante le attività del laboratorio in modo rapido e veloce. Utilizzare excel e sfruttare la possibilità di avere più cartelle di lavoro in un solo file è un ottimo metodo per registrare gli avvenimenti salienti della vita del laboratorio.

3-Gestione dei rapporti con il cliente: avere a disposizione tutti gli strumenti (moduli di registrazione) per mantenere efficientemente i rapporti con il cliente (richieste, contatti telefonici o email ecc…).

4-Gestione delle offerte e contratti: avere a disposizione uno strumento che possa servire per redigere rapidamente le offerte e avere a disposizione, in caso di tarature coperte da accreditamento, la possibilità di sottoporre al responsabile del laboratorio lo strumento di verifica indispensabile all’emissione dell’offerta in modo corretto. Avere disposizione uno strumento che garantisca trasparenza ma anche velocità durante la fase di verifica ed eventuale revisione del contratto.

5-Gestione della movimentazione della strumentazioni dei clienti: avere a disposizione uno strumento per garantire la rapida movimentazione degli strumenti in lavorazione all’interno dell’azienda garantendone l’anonimato e la rapida rintracciabilità sino alla riconsegna al cliente.

6-Gestione delle apparecchiature del laboratorio: avere a disposizione uno strumento che identifichi la strumentazione di laboratorio, mostrandone lo stato di efficienza di funzionamento, lo stato di taratura e manutenzione, che possa agevolare durante le fasi precedenti alle scadenze periodiche, es. verifiche intermedie e scadenze di taratura o manutenzione, in automatico tramite avvisi di scadenza.

7-Gestione del sistema informativo del laboratorio: avere a disposizione supporti informatici affidabili e validati inseriti in una struttura stabile e consolidata nel tempo. Avere a disposizione software funzionale e validato per lo scopo a cui è dedicato. Ad esempio fogli di excel che siano validati precedentemente alle fasi di utilizzo così da garantire la bontà dei dati in esso contenuti. Avere la possibilità che questi fogli siano validati in automatico così da minimizzare le tempistiche durante le attività di taratura.


Nei precedenti punti per strumento intendo un database o un foglio (o più fogli) di excel con o senza macro o documenti word che agevolino durante le fasi lavorative quotidiane.

Ciao

Provo a rispondere per quella che e' ed e' stata la mia esperienza:
Se gli strumenti da gestire(e di conseguenza i certificati e le procedure) sono in numero limitato(direi non oltre alcune decine) direi che e' sufficiente un foglio excel con i collegamenti ai vari documenti nei vari formati piu' diffusi(meglio se pdf)
Quando si ha un certo parco strumenti da gestire e' bene utilizzare dB di una certa importanza; in Italia (ma anche in Europa) esistono in commercio s/w proprio sulla gestione degli strumenti(con anagrafiche,scadenziari,schede storiche ) e della documentazione allegata(di solito procedure PT e Certificati).Quest'ultima puo' essere semplicemente collegata oppure seguire un ciclo di approvazione per essere collegata.
Alcuni fornitori sono anche disponibili a personalizzare a richiesta il s/w.
I dati vengono salvati su un server comune a vari utenti e viene effettuato il back-up.
Altro vantaggio e' che non e' piu' necessario mantenere documenti cartacei
Per quanto riguarda il 4° quesito per la gestione delle offerte e contratti in azienda abbiamo in azienda un'altro s/w applicativo
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#6
Grazie Massimiliano per il tuo contributo.
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#7
Aggiungo alcune considerazioni: nella scelta del sistema per migliorare e automatizzare la gestione del laboratorio si dovrebbero anche considerare gli aspetti legati alle esigenze di garantire la rintracciabilità di chi ha redatto/approvato/pubblicato/emesso la documentazione, la rintracciabilità di chi ha eseguito una registrazione e la sua "immodificabilità" o rintracciabilità di chi ha apportato le modifiche (quando e per quale motivo e se sono state approvate). Quindi spesso i fogli excel o i doc word non sono lo strumento migliore per automatizzare i processi mantenendone il controllo e si deve per forza realizzare dei database specifici e con garanzie sugli accessi.....
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#8
Ciao marina. In effetti un db è una delle soluzioni migliori. Ma anche Excel con delle marco può fare il suo dovere.

Grazie del tuo contributo.
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#9
(10-05-2014, 18:41)enrico.reccagni Ha scritto:  Ciao marina. In effetti un db è una delle soluzioni migliori. Ma anche Excel con delle marco può fare il suo dovere.

Grazie del tuo contributo.

Ciao a tutti, io (anche perchè mi sto orientando in questo settore) ovviamente voto per il database, che è sinonimo univoco di gestione.

Il foglio Excel ha il limite di essere abbastanza statico, non sicuro e poco gestibile come automazioni ecc.

Concordo in pieno sulle descrizioni citate sopra, provo invece ad entrare nel dettaglio più tecnico della struttura di un ipotetico database.

Un DataBase per la gestione di attività di laboratorio si divide in diverse sezioni, tra le principali:

Gestione Utenti
Gestione Anagrafiche Clienti
Gestione Strumenti/Attrezzature
Gestione Procedure/standard
Gestione Documenti
Gestione non conformità
Gestione richieste Prova (*)

(*) quest ultima è un oggetto da gestire contestualmente al workflow reale (in ogni caso le altre attività sono funzioni di quest attività primaria):

1) Inserisco richiesta
2) Accetto la richiesta
3) eseguo il test
4) approvo il test e lo associo alla richiesta
5) chiudo la richiesta e distribuisco al cliente il test.
6) Gestisco revisioni future mantenendo il riferimento alla richiesta con una lettere di revisione.

In tutto questo percorso incontriamo ovviamente le tappe precedenti, che tuttavia per rispondere ad alcuni requisiti (anche della 17025) sono gestite in modo separato. (es. gestione documenti deve avere la possibilità di inserire documenti di vari formati, proteggerli, gestirne revisioni ecc.

A questo punto va da se che una vera gestione va eseguita sul database.
Nicola Bavarone
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#10
Grazie Nicola per
Il tuo intervento gradito.
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